Como o gerenciamento de tempo pode te ajudar a ser mais eficiente

Falta tempo pra fazer tudo o que você gostaria? No final do dia, você se sente cansada e, ainda assim, deixou de fazer boa parte das coisas que queria? Bem-vinda ao time! 

O gerenciamento de tempo é um dos grandes desafios da atualidade, e essa eterna sensação de ficar devendo gera muito estresse, desânimo e consequentemente, menos espaço para descanso e lazer.

A boa notícia é que dá pra virar esse jogo, adotando técnicas de administração de tempo. Isso não significa espremer o máximo de tarefas que você puder em seu dia, mas otimizar a forma como você trabalha, executando tarefas mais simples de forma mais rápida, deixando mais tempo para as mais complexas. Parece difícil? Confira abaixo nossas dicas. 

Planeje seu dia na noite anterior

Gastar alguns minutos planejando e organizando o dia seguinte pode fazer toda a diferença. À noite, dedique alguns minutos para anotar o que você precisa fazer amanhã e coloque em ordem de prioridades. Você também pode usar uma agenda e já determinar horários para cumprir cada tarefa. Planejar o dia com antecedência te deixará mais preparada para os desafios e contratempos que podem surgir e te ajuda a evitar a companhia de uma velha amiga: a procrastinação.

Cheque seus níveis de energia

É comprovado: nossa produtividade está diretamente relacionada aos nossos níveis de energia. Distribua as tarefas ao longo do seu dia de acordo com seus níveis de concentração. Se você já sabe que não produz muito depois do almoço, por exemplo, separe esse horário para fazer algumas ligações ou executar tarefas que não precisem de tanta atenção. 

O gerenciamento de tempo baseado nos horários ou períodos de maior rendimento pode otimizar a realização das suas tarefas, inclusive te liberando tempo para outras atividades ou para lazer.

Estabeleça prioridades

Em média, uma pessoa checa sua caixa de e-mail (ou o WhatsApp) 20 vezes por hora. Já deu pra ter uma ideia do tempo perdido, certo? Defina um horário para ler e responder as mensagens e não caia na tentação de abrir seus e-mails fora do período estabelecido. Caso não tenha nenhuma mensagem que necessite de resposta imediata, uma boa dica também é deixar as notificações no silencioso enquanto está executando alguma tarefa muito importante ou que demande bastante concentração.

Outra dica é definir as prioridades. Resolva primeiro as tarefas urgentes e importantes, ou as que têm prazo para finalizar. Se você precisa entregar um trabalho até determinado horário daquele dia, estime quanto tempo levará para executá-lo e considere isso no gerenciamento de tempo. Depois, passe para as tarefas importantes, mas não urgentes e, por fim, as que não são nem uma coisa nem outra. Deixe por último as que não necessariamente precisam ser executadas naquele dia (mas cuidado para não procrastinar eternamente…)

Comece o dia com o trabalho difícil

Você sabe qual é a tarefa mais importante do seu dia? É tentador postergar o que é mais difícil e que exigirá mais dedicação, colocando na frente as tarefas mais fáceis. Normalmente, as tarefas mais difíceis são também as mais longas ou as que exigem mais de você. Se você executá-la logo de cara, cumprirá as outras com muito mais facilidade, pois sabe que ‘o pior já passou.’ Se ficar arrastando essa tarefa, sofrerá o dia todo porque ainda não a realizou (mas sabe que chegará a hora) e tornará todas as outras, que deveriam ser leves, difíceis.

Isso pode levar todo seu gerenciamento de tempo por água abaixo. Então, acredite: se você resolver aquele B.O. primeiro, vai se sentir motivada pela sensação de dever cumprido e será moleza fazer o resto. 

Delegue tarefas

Não estamos falando de transferir seu trabalho para outra pessoa, mas dividir as responsabilidades e entregas com seu time ou colegas. Comece pelas tarefas que são urgentes, mas não tão importantes.

Muitas pessoas têm grande dificuldade em delegar, seja por serem perfeccionistas e quererem fazer tudo do seu jeito ou pelo simples fato de ter que pedir ou dar uma ordem aos outros. Mas isso também é um exercício.

Às vezes precisamos, de fato, treinar “tirar a mão da direção.” Nem sempre a tarefa atribuída sai como faríamos ou exatamente como gostaríamos, mas precisamos ter em mente que cada pessoa é diferente e executa suas funções de formas diferentes. E é mais fácil arrumar e fazer pequenas correções do que cumprir a tarefa todinha, não é verdade?

Então, diminua as exigências consigo mesma, desapegue e delegue! Delegar é um dos grandes trunfos para administrar o gerenciamento de tempo, multiplicar seus esforços e produzir mais. 

Defina prazos

Eles são fundamentais e devem ser usados a seu favor. Ao definir uma meta de tempo para executar uma tarefa, você se torna mais focada e produtiva. Defina prazos mesmo quando a atividade não tem uma data para ser concluída. (Sabe aquela tarefa que não precisa ser executada hoje? “Acho que posso fazer amanhã…” é dela que estamos falando 😉 )

Mas lembre-se de manter isso dentro de prioridades e prazos reais. Não adianta querer executar as tarefas da semana toda em um dia, estabelecendo prazos humanamente impossíveis. É preciso levar em consideração os tópicos anteriores, como considerar seus níveis de energia ao longo do dia e as prioridades das tarefas.

Um bom gerenciamento de tempo demanda bom senso.

Elimine distrações

Um estudo da Universidade da Califórnia descobriu que levamos em média 23 minutos para voltar a uma tarefa depois de dispersar. Focar em uma única atividade durante 30 minutos pode ser mais produtivo que passar duas horas alternando entre diversas tarefas. Lembre-se também de diminuir o tempo gasto com cafezinhos com os colegas, conversas paralelas, olhar mil vezes o WhatsApp e e-mail, como já falamos antes, reuniões sem um propósito claro e outros enquanto executa uma tarefa importante.

Então, fuja da tentação de cair nas próprias armadilhas e se distrair com o que não é essencial no momento. Tanto no momento da execução de uma tarefa, como para começar a próxima. É melhor se concentrar e pegar firme para terminar com mais qualidade do que cair no limbo da enrolação e atrapalhar todo seu gerenciamento de tempo.

Relaxe entre uma tarefa e outra

Uma parte muito importante do gerenciamento de tempo é incluir pausas programadas durante a execução das tarefas do dia. Ninguém aqui é robô e consegue trabalhar sem parar, sem um café, sem uma respiração profunda, sem descansar os olhos e a mente.

Segundo estudo da Draugiem, grupo de tecnologia da informação, uma pessoa que descansa 15 minutos a cada hora trabalhada produz e se concentra muito mais do que alguém que trabalha sem descanso algum. As pausas programadas proporcionam um tempo para que seu cérebro e seu corpo possam descansar também e focar melhor na próxima tarefa. Trabalhar sem descanso pode causar estafa e estresse em altos níveis.

Mas não vale usar os minutos de descanso para resolver problemas. É pra descansar de verdade. Tome água, ande um pouco, respire fundo, feche os olhos por alguns momentos e tente não se preocupar com nada. Isso ajuda a ganhar produtividade e foco quando retornar para suas atividades e é um grande aliado no gerenciamento de tempo.

A tecnologia pode te ajudar

Se você acha que seguir essas dicas ou se organizar no dia a dia é uma tarefa muito difícil, temos uma dica boa: a tecnologia está aí para ajudar! Existem vários aplicativos que podem facilitar a sua vida e te ajudar no gerenciamento de tempo. Quer saber quais são? Clique aqui e leia um texto superbacana sobre o assunto!

E você, tem alguma dica bacana pra quem precisa aprender a gerenciar melhor o tempo? Compartilhe com a gente nos comentários.