Calendário financeiro – por onde começar?

Mesmo que você não domine a arte da educação financeira, ter um calendário para controlar suas entradas e saídas é fundamental para empreender com sucesso e evitar dores de cabeça no seu fluxo de caixa.

Pode parecer complicado e às vezes a gente até desiste de começar, só pela perspectiva de ter que lidar com os números e organizar isso tudo. Parece muita informação, mas é possível. Não deixe a preguiça te dominar e comece aos pouquinhos. Fazer um passo de cada vez pode te ajudar. Você pode primeiro escolher qual ferramenta vai usar (planilha do Excel, algum aplicativo no celular ou mesmo a boa e velha agenda). Depois, comece fazendo os lançamentos aos poucos, encaixando os dados e verá como a organização vai fluindo.

Para te ajudar, confira algumas dicas para começar hoje mesmo a colocar suas finanças em ordem.

O que é um calendário financeiro?

Como o próprio nome diz, é um instrumento de controle de todas as entradas e saídas no mês. Ajuda não só a manter as contas em dia, mas também a ter certeza se seus clientes estão pagando no prazo. Ao fazer essa organização, fica fácil controlar também seu fluxo de caixa e ter a saúde financeira pessoal ou da sua empresa sempre em dia. 

Outro ganho é conseguir visualizar de forma rápida e segura quanto do seu dinheiro pode ser reinvestido na empresa na compra de materiais, estoque, maquinário e outros, ou se a parcela de um consórcio, por exemplo, cabe no seu bolso. E mais: com o tempo, você consegue ter uma visão clara sobre quais clientes fazem o pagamento para você em dia e quais são possíveis devedores, e o que fazer em caso de recorrência desse atraso. Você pode, por exemplo, impor a condição de pagamento adiantado.  

O calendário financeiro também dá uma perspectiva de futuro: a partir dele é possível projetar entradas e saídas, o que te permite simular seu fluxo de caixa e tomar decisões de compra, por exemplo, ou saber que em determinado momento você vai precisar de mais renda. E, claro, te ajuda a não gastar o que não tem!

Por onde começar

Se você já é familiarizado com o Excel, essa é uma excelente ferramenta. Há ainda diversos softwares para computador e aplicativos de celular disponíveis. A vantagem é que eles te ajudam a manter tudo organizado, em um único lugar e ainda oferecem recursos como lembretes de pagamentos antes do vencimento das contas. É possível também ganhar tempo ao contar com as fórmulas automáticas e outros recursos. Mas é totalmente possível fazer esse controle de forma fácil e eficiente usando um caderno ou uma agenda comum. 

Seja qual for a sua escolha, comece colocando as suas contas fixas nos dias de vencimento. Se você tem uma loja, por exemplo: insira as contas de luz, água, aluguel, IPTU e outros em cada dia do seu calendário financeiro. Faça o mesmo caso tenha entradas recorrentes, como algum contrato mensal com cliente ou renda fixa. O controle deve conter o nome da conta a pagar ou a descrição do valor a receber e a sua respectiva data de recebimento ou de pagamento, além do valor. Na sequência, identifique com cores diferentes as categorias das contas, como impostos, pagamentos a fornecedores etc, para facilitar a visualização. Você pode usar as cores também para classificar os gastos em ordem de prioridade. Por exemplo, vermelho para o que não pode atrasar, amarelo para o que é urgente, mas não corre risco de corte ou interrupção de serviços e verde para o que é passível de atraso ou negociação.

Após tudo organizado, você pode criar os alertas para datas de vencimento, tanto de pagamentos, quanto de recebimentos em sua agenda, app ou ferramenta que decidir utilizar.

Acompanhamento do calendário financeiro

Não adianta nada ter esse trabalho todo e perder o vencimento de uma conta ou fazer uma compra sem antes consultar o seu calendário financeiro, correto? Portanto, feita essa primeira organização, vem o mais importante: desenvolver o hábito de acompanhar seu calendário todos os dias. Com isso, você nunca mais vai perder o prazo de vencimento de uma conta ou deixar de receber de algum cliente. O acompanhamento periódico da ferramenta também contribui para que você tome decisões conscientes e possa fazer os ajustes necessários. 

Ter sempre em mente o panorama geral das suas finanças ajuda bastante na hora das decisões. Se você olhar seu calendário todo dia, não precisará consultá-lo, por exemplo, no ato de uma compra, pois como você sempre dedica um tempinho do seu dia a olhar para ele, automaticamente terá um panorama geral em mente do que pode ou não fazer ou decidir.

Ajustes sempre são necessários

O calendário financeiro nunca é uma coisa estática, que você preenche uma vez e nunca mais. Claro que o mais “pesado” das informações acaba ficando para o primeiro momento de preenchimento, mas o calendário é dinâmico: você sempre vai precisar tirar e colocar informações, rearranjar datas, alterar dados etc. Por isso também a importância de criar o costume de olhar o calendário todos os dias. Sempre são necessários ajustes e alterações, conforme você vai renegociando prazos ou tendo novas entradas de dinheiro, por exemplo.

Analise seu calendário financeiro

Determine também um dia da semana para olhar os números dos próximos 20 ou 30 dias. De repente, você se dá conta de que a maioria das suas contas vence nos primeiros dias do mês, onde sua entrada não é equivalente à saída. Com essa análise em mãos, você pode negociar alterar as datas de vencimentos e distribuir as contas ao longo do mês, levando sempre em consideração as reservas de receita ou recebimentos previstos. Pode ainda ganhar um desconto no pagamento à vista, se entender que tem fluxo de caixa para comprar mais insumos, por exemplo.

Também é importante escolher um dia para fazer a análise do mês que passou. Fazer o fechamento do mês é tão importante quanto fazer o balanço do próximo. Assim, você consegue entender onde gasta mais dinheiro, o que pode cortar, qual a frequência e total de recebimentos e assim ajustar melhor o calendário dos próximos meses.

Por fim, planeje o futuro. É importante fazer uma previsão, mesmo que geral, dos próximos três meses, principalmente se você tiver gastos e entradas fixos constantes. Assim, ganha a vantagem de planejar com antecedência e a chance de ser pega de surpresa em um mês com imprevistos financeiros, por exemplo, é bem menor.

Gostou das dicas? Então procure a ferramenta que melhor se adapte a você e seu estilo de vida e mãos à obra! Não é tão difícil quanto parece.