Como escolher o melhor espaço para festas e eventos

Um bom espaço para festas e eventos deve ter estrutura, beleza e boa localização, mas nem sempre esses três itens estão inclusos no combo. Sendo assim, quais fatores devem ser analisados? Uma boa pergunta que só a eutbem ;-), junto da Dáfne Pasquarelli Freitas, que atua no mercado de eventos há 15 anos e é proprietária da agência Quattro Atelier, pode te responder.

Antes de mais nada, Dáfne afirma o que o espaço para festas e eventos deve agradar visualmente e, a partir daí, comportar o tipo de festa que você planeja.

“Se é adequado para a quantidade de convidados que você imaginou, se tem uma estrutura de banheiros suficiente, se há salas de apoio e estruturas de backstage para os fornecedores. Lembre-se que o evento não tem só convidados e você pode ter que separar uma mesa no meio da sua festa para acomodar fornecedores, que podem ser bem rigorosos”, afirma. 

Depois disso, é o momento de avaliar detalhes mais técnicos, como as facilidades do espaço: Tem ar-condicionado? É coberto? É acessível? Tem gerador ou precisa prever a locação de um?

Além disso, também é muito importante levar em conta a localização do espaço para festas e eventos e, por último, mas não menos importante, o valor. “Muitas vezes o cliente opta por um espaço que não se adequa ao seu evento por uma questão de custo, e acaba tendo que investir o dobro para poder adaptar o espaço à sua festa”, declara.

Outro ponto de atenção é consultar se o espaço possui os alvarás em dia e o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB). Também é importante buscar referências com outros funcionários sobre o espaço para festas e eventos, aumentando a sua garantia.

A seguir vamos dar algumas dicas que serão úteis na sua escolha!

Espaço para eventos e festas: tudo o que você precisa saber para fechar a locação

Sabemos que a organização de uma festa ou evento envolve tantos detalhes que alguns deles passam despercebidos. Por isso, separamos aqui algumas dicas para não errar na escolha.

1. Escolha do local também depende da data

Para chegar no local mais apropriado, defina antes o tipo de evento, horário, época do ano, número de convidados, formato e decoração. A partir disso, a estrutura que atende todos esses pontos é a escolha ideal.

Quando perguntamos à Dáfne sobre os melhores meses e dias para realizar uma festa, seja aniversário, bodas ou casamento, ela disse que os dias mais requisitados são as sextas-feiras e sábados e, na sequência, os domingos. Sendo assim, esses dias são os mais caros para locar um espaço para festas e eventos.

Já os meses de alta temporada são março, maio, junho, setembro, outubro e novembro. “Isso para o mercado social, mas, por exemplo, em dezembro o mercado corporativo costuma ter muito evento e, portanto, as datas de dezembro também sofrem influência nos valores por conta dessa demanda”, afirma.

Mas no geral, os meses de baixa costumam ter maior flexibilidade de negociação. Portanto, janeiro, fevereiro e julho costumam ter os melhores valores. 

É importante destacar também que, em épocas mais quentes, os espaços abertos são uma ótima alternativa, sendo: clubes urbanos, praianos, chácaras, restaurantes ou hotéis – que tenham terraço. E se a ocasião permitir, opte por espaços que tenham piscina. Afinal, nada melhor do que dar um mergulho em dias quentes, não é mesmo?

Se o espaço para festas e eventos é ao ar livre, sem cobertura, é importante realizar a instalação de tendas que protegerão os convidados do sol e de possíveis chuvas.

Agora, se o evento ocorrer em épocas mais frias, opte por um salão fechado, mas que tenha sistema de climatização.

Pontos importantes:

O espaço para festas e eventos deve ter capacidade para acomodar todos os convidados, saídas de emergência e seguir rigorosamente todas as normas e protocolos impostos pela lei, como falamos anteriormente. Verifique se há extintor de incêndio, janelas e se não há nenhum risco de acidentes durante a operação da festa.

Estrutura que atenda às necessidades

O espaço pode oferecer também o buffet e decoração. Isso pode variar conforme o local cotado. Por isso, verifique esses detalhes antes de fechar o contrato, pois fechando tudo no mesmo lugar pode gerar uma boa economia para o seu bolso.

Checklist de serviços para levar em consideração antes de fechar o contrato:

• Serviço de limpeza durante e pós-evento;
• Garçons e equipe de apoio;
• Cozinha de suporte para o buffet;
• Estacionamento e Vallet;
• Sistema de som;
• Iluminação;
• Gerador de energia;
• Ar-condicionado;
• Móveis (cadeiras e mesas).

3. Pesquise bastante sobre o espaço para festas e eventos!

Para evitar qualquer surpresa durante a contratação, verifique os pontos a seguir:

• Visite o local e verifique a sua estrutura, tanto do espaço quanto dos bastidores;
• Busque informações sobre a empresa e/ou espaço para festas e eventos;
• Consulte o calendário de reservas;
• Certifique-se de que todas as estruturas e serviços solicitados estejam no contrato;
• Confirme o período de duração do evento considerando a preparação do espaço.

4. Pagamento do espaço para festas e eventos

O valor da locação refere-se apenas à locação do espaço? Os demais serviços serão calculados por pessoa ou tamanho do evento? Por essas e outras questões é importante ter a lista de convidados pré-definida, assim como a quantidade total de pessoas que frequentarão o espaço durante todo o período.

Normalmente, para esse tipo de contratação, uma porcentagem do valor total é paga na hora da contratação e o restante pode ser pago no dia do evento, ou depois, de forma parcelada.

Segundo Dáfne, a locação de um espaço para festas e eventos pode variar bastante, com preços entre R$ 1 mil até R$ 100 mil, ou mais. “Depende do local, do número de convidados que comporta, do público que atende. Não há uma média precisa de locação”, explica.

Independentemente do tamanho do espaço a ser locado, a eutbem 😉 pode te ajudar oferecendo uma opção bastante prática para o seu bolso: o consórcio de serviços, que pode ser utilizado com qualquer serviço que ofereça nota fiscal. Clique aqui e faça uma simulação.